El pasado 21 de abril de este año, el Instituto Tecnológico Superior De Ciudad Hidalgo (ITSCH) ha obtenido el certificado de calidad bajo la norma ISO 9001:2000 emitido por la casa certificadora ABS Quality Evaluations, junto con 12 tecnológicos más que conforman el sistema “multisitios”
Este logro representa un éxito más como institución educativa, gracias al esfuerzo y compromiso de quienes laboramos con lealtad e identidad para satisfacer los requisitos de calidad de nuestros clientes los alumnos y pensando a cada momento lograr nuestros principios filosóficos y compromisos con nuestra sociedad.
El Inicio Del Reto Por La Calidad
En el año 2005 siendo director del ITSCH el Ing. Jorge Reyes Zarate, anuncia el nuevo proyecto institucional de certificación bajo la norma ISO 9001:20000 donde en ese mismo año se establecían las primeras actividades de documentación del sistema de gestión de calidad (SGC), los procedimientos, registros, la política de calidad, los objetivos y el mapa de procesos, fue el primer gran esfuerzo realizado por toda la institución para con la calidad de los servicios. En ese tiempo el panorama era aun nuevo y de total incertidumbre.
El 17 de marzo del 2006 se organiza el día de la calidad dentro de las instalaciones del ITSCH, con la finalidad de difundir el compromiso de toda la organización con el proceso de certificación y aseguramiento de la calidad, donde se organizaron actividades culturales y recreativas relacionadas con la calidad y finalmente se concluyó con la firma compromiso de todo el personal desde director hasta alumnos.
El Esquema De Certificación Por Multisitios.
En Octubre del 2006 siendo ya Directora General del ITSCH, la Ing. Leticia Sánchez Ávila; La Dirección General De Institutos Tecnológicos Descentralizados (DITD) convoca a reunión de trabajo en Tula Hidalgo, a 70 institutos tecnológicos descentralizados interesados en el proceso de certificación para informar e invitar a participar en un SGC común, pensando en la estandarización del proceso educativo bajo una modalidad denominada multisitios, atendiendo la cita 54 tecnológicos descentralizados, entre ellos el de Ciudad Hidalgo. Los beneficios eran claros: todos los involucrados en el proceso de certificación trabajado bajo un solo lineamiento y un mismo SGC.
Dentro de los acuerdos de Tula Hgo., se conforman dos grupos multisitios para la certificación quedando el ITSCH en el grupo I zona occidente junto con Zamora, Uruapan y el Sur de Guanajuato; en conjunto, se toma la decisión de invertir en la capacitación del personal para implementación del sistema de calidad al interior de cada tecnológico generándose la estrategia para prorratear los costos acordando la contratación de una serie de talleres y cursos, (cuatro en total, que se explican a lo largo de esta crónica) y siendo sede cada uno de ellos.
El 14 de noviembre del 2006, en el ITSCH se lleva a cabo una reunión de trabajo para informar y organizar al personal directivo de los cambios en el proceso de certificación, así como establecer de manera formal el comité de innovación y calidad con la encomienda de ejerce el liderazgo efectivo, participativo y establecer el compromiso de asegurar la implementación y mantenimiento del SGC.
La estructura del comité quedó formada por: el Presidente del Comité, la Ing. Leticia Sánchez Ávila, el Representante de la Dirección en el SGC (RD) Ing. Sergio Tapía Salazar, los Vocales: Ing. José Carlos Domínguez Melgoza, Ing. Francisco L. Sánchez Alfonso, C.P. José Solís Castro, Ing. Esmeralda Delgado Pérez, Ing. Sonia Medina Espino, Tec. Verónica Durán Martínez, Lic. Julio Cesar Solís Parra, Los Facilitadores del sistema: Ing. Juan Chávez Durán, Ing. Rodrigo Mendoza Frías, Tec. Gabriel Aguilar Ramírez y el Arq. Martín Marín González, los auditores internos: Ing. Julio E. Reyes Vázquez, Ing. José Marín Cortéz, Ing. Juan José Maldonado García, C.P. Rafael García Lugo e Ing. Sergio Tapía Salazar.los controladores de documentos: Ing. Sergio Tapía Salazar, Ing. Armando Solórzano Solórzano e Ing. Esmeralda Delgado Pérez; finalmente LDI. Juan Javier Guillen Arroyo, Tec. Martha Mª De la salud Contreras Farfán, Lic. Omar Briceño Gómez, Dr. Alejandro Contreras Barragán, Lic. Araceli Sánchez Montoya y al Psic. Alejandro Hernández González como miembros honorarios.
Siguiendo con la estrategia de agrupación y clarificación del concepto multisitios, la DITD, convoca de nueva cuenta en Noviembre del 2006 en Uruapan Mich. A Directores y RD´S para comenzar con la adaptación de los procesos y documentos del SGC por multisitios, la finalidad era ajustar el sistema de los tecnológicos federales al de los descentralizados. En ardua lucha y sin todavía clara la idea, los trabajos habían sido lentos y sin gran avance, quedando agendada otra reunión más con la misma finalidad.
El 15 y 16 de febrero del 2007 se desarrolla el primero de cuatro cursos impartidos por la casa consultora ICA, siendo el primer curso-taller denominado “Interpretación de la norma ISO 9001:2000” siendo sede el tecnológico de Uruapan Mich., participando la directora Leticia Sánchez, El RD Sergio Tapía, y los miembros del comité de innovación y calidad del ITSCH: José Carlos Domínguez M, Gabriel Aguilar R., y Juan José Maldonado. El objetivo, comprender los requisitos y filosofía de la norma ISO, con miras a la eficacia de la implementación del sistema.
Una semana después, en la ciudad de Uriangato Gto., del 20 al 23 de febrero, Se desarrolla el segundo curso de capacitación denominado “Formación de auditores internos de calidad” donde participan por parte del ITSCH, la directora Leticia Sánchez, y los auditores internos calidad del ITSCH: Julio E. Reyes V., José Marín C., Rafael García L., Gabriel Aguilar R., y Juan José Maldonado. El objetivo era formar auditores capacitados bajo las normas ISO 9001 y 19011, para desarrollar las auditorias internas al interior de cada tecnológico, como lo marca la norma ISO 9001:2000 en el 8.2.2.
Posteriormente del 26 al 28 Febrero, en la ciudad de Puebla Pue., se reúnen 46 tecnológicos de nueva cuenta para continuar con el ajuste de los documentos, organizados en mesas de trabajo por proceso y coordinados por el director nacional de innovación y calidad de los tecnológicos federales el Ing. Oscar Antonio Silva Sánchez, Coordinador General del SGC y la Lic. Norma Angélica Navarrete Hernández, se genera la estrategia de trabajo definida por procesos claves (Calidad, Académica, Planeación, Vinculación y Administración de recursos). Fueron 3 intensos días de trabajo, donde cada persona representante de tecnológicos vertía ideas muy particularidades Ad Doc a su instituto, sin importar la estandarización, la normativa y el consenso, aun no se tenia clara la esencia del trabajo por multisitios, al menos a nivel práctica.
Para esa reunión se había dado un cambio importante en la estructura del comité de calidad e innovación: el Ing. Juan José Maldonado García tomaba la responsabilidad de coordinar la implementación y difusión del SGC.
En 13 de Marzo del 2007 se reestructura el comité de innovación y calidad del ITSCH, de manera formal se da nombramiento como representante de la dirección al Ing. Juan José Maldonado García, y como controlador de documentos al Ing. Alejandro Medina Tovar, siendo Eric Omar Soto Laflor, el nuevo integrante del comité.
La implementación del sistema.
A finales del mes de marzo del 2007, la DITD, libera la primera versión del SGC, que constaba de 26 procedimientos y sus registros de calidad, 8 capítulos del manual, así como 10 anexos, y que representaba el producto del trabajo de las reuniones de Tula, Uruapan y Puebla.
El 29 de marzo de ese año, en reunión de comité de innovación y calidad, se difunde el sistema y se generan acuerdos y compromisos de implementación. La experiencia fue desalentadora, se identificaban deficiencias y errores en los documentos, no obstante, el ITSCH comenzaba de lleno con la implementación del SGC a lo largo y ancho de la Institución, había muchas cosas buenas de aquel sistema y sobre estas comenzó en marcha el proyecto de certificación por multisitios, con reuniones, platicas informativas y apoyo individualizado por proceso, procedimiento y funciones, el RD coordinaba y monitoreaba el desempeño inicial.
El 19 de abril, la Ing. Leticia Sánchez Ávila y el R.D. Ing. Juan José Maldonado G. llevan a cabo reunión en la sala audiovisual con jefes y tesoreros de cada grupo del ITSCH, con la finalidad de presentar y difundir el sistema de gestión de calidad (SGC), tocando temas relacionados al proyecto de certificación, las funciones del estudiante en el sistema tomando como acuerdos: la difusión del proyecto y del SGC, y la participación en la evaluación del nivel de satisfacción con el servicio educativo.
Ese mismo día se difunde al interior de las academias el SGC, participando todos los docentes del ITSCH, expresando la filosofía de calidad, el proyecto de certificación y las funciones de los docentes, tomando los acuerdos de cooperación y contribución con el logro de los requisitos de calidad y la implementación de los documentos que requiere el SGC, la responsabilidad por parte del docente.
Un día después se difunde al personal de administración de recursos y al de planeación y vinculación.
Siguiendo con la estrategia de capacitación los días del 22 al 25 de abril se desarrolla el tercer curso-taller denominado “atención de acciones correctivas, preventivas y producto no conforme, siendo sede el tecnológico de Zamora, participando de nueva cuenta por parte del ITSCH la directora Leticia Sánchez, los auditores internos calidad del ITSCH: Julio E. Reyes V., José Marín C., Gabriel Aguilar R., y Juan José Maldonado y el Ing. Francisco L. Sánchez A. Dándole seguimiento al ciclo de capacitación necesarias para el logro de la implementación y coordinación del sistema de calidad, y que, por parte de la dirección manifestaba el compromiso total por el proyecto ISO.
El 02 de mayo del 2007 se realizó un evento de difusión del sistema de gestión de calidad (SGC) en la explanada del ITSCH en presencia de toda la comunidad estudiantil, el personal docente, administrativo, directivo, personalidades del municipio y de la política local, directores de los tecnológicos del estado de Michoacán, la prensa local siendo testigos de la firma del acta compromiso con la calidad firmada por el comité de innovación y calidad del ITSCH. En el edificio de cómputo se rotula la política de calidad y los valores, así como en el jardín de las instalaciones se coloca una jardinera en forma de Q como emblema de la calidad, (Quality).
A finales de mayo del 2007 el ITSCH es sede del cuarto y ultimo curso del ciclo de capacitación para la implementación del SGC, con el curso-taller denominado “la ruta de la calidad, las herramientas de calidad para la mejora continua, participando la directora Leticia Sánchez, los auditores internos calidad del ITSCH: Julio E. Reyes V., José Marín C., Gabriel Aguilar R., Rafael garcía Lugo y Juan José Maldonado, el Ing. Francisco L. Sánchez A. y ahora el Ing. Juan Chávez y Martha Ma. De la Salud Contreras. La esencia del curso iba orientada hacia la obtención de herramientas estadísticas para el análisis y mejora del sistema a dos meses de su implementación. Cuestión que en su momento se veía complejo dadas las circunstancias y madurez del sistema.
El seguimiento del SGC
En junio del 2007 la DITD convoca a los tecnológicos participantes en el proceso de certificación a de nueva cuenta analizar los documentos del sistema, debido principalmente a las necesidades que manifestaba de mejora urgente. La sede, el Tecnológico de Huauchinango Puebla, el resultado fue satisfactorio obteniendo una gran cantidad de propuestas de mejora concensadas durante tres exhaustos días de trabajo, el objetivo era liberar una nueva versión del sistema.
En julio del 2007 se implementa la nueva versión del SGC, con las nuevas mejoras en los documentos, ahora la labor era extraer todos los documentos del sistema obsoleto e implementar el nuevo sistema, los cambios, muchos de ellos de forma, otros más referentes a modificaciones necesarias de políticas y formas no aplicables para tecnológicos descentralizados, recordemos que el sistema con el que se trabajaba era extraído de los tecnológicos federales.
En agosto se lleva a cabo la primera auditoria interna, dando como resultado la grandiosa cantidad de 32 no conformidades, en todo momento el liderazgo y la gestión levantaron el ánimo y motivaron a seguir en el exitoso y sin fin camino de la mejora continua, había entonces mucho por reflexionar, tantas cosas por hacer.
En ese mismo mes se instalan 2 buzones para atender quejas y/o sugerencias y conforme al procedimiento para su atención, el 29 de agosto, se integra el comité de atención a quejas y/o sugerencias quedando conformado por: el Ing. Francisco L. Sánchez A, ing. Héctor R. Medina P., Ing. Juan José Maldonado G., y de acuerdo a una reunión previa con jefes de grupo, se elegía como representante de los alumnos a Rosa L. Vanegas Guerrero.
Para el mes de septiembre del 2007 se lleva a cabo reuniones de trabajo con el personal de cada proceso, el fin era la capacitación para la requisición de acciones correctivas y/o preventivas para el tratamiento de las no conformidades obtenidas de la primera auditoria, por primera vez se implementaban lo que Kaoru Ishikawa denomino Círculos de calidad, por procesos, se implementaron herramientas de análisis de causa raíz (5 Why´s, diagrama de pescado) se tomaron decisiones con información analizada de los problemas, comenzaba la cultura del análisis y mejora.
En ese mismo mes, se desarrollan actividades de difusión y pláticas informativas hacia los estudiantes en la sala audiovisual agrupados bajo un calendario definido por carreras, en ese entonces ya con seis meses de implementación del SGC, se presenta a fondo todos los procesos a certificar.
El 20 de septiembre del 2007 se lleva a cabo la primer revisión por la dirección presentando el estado actual del sistema y los resultados de la medición y evaluación del SGC (insumos para la revisión: Auditorias interna y de servicios, encuesta del clima laboral, análisis de los indicadores del plan rector, la situación de las acciones correctivas y preventivas, las quejas y/o sugerencias atendidas).
De octubre a diciembre del 2007 se realizaron 2 auditorias internas y una auditoria externa, se llevo a cabo la segunda revisión por la dirección del sistema de gestión de calidad, se participó en 2 reuniones de trabajo en la ciudad de México y puebla, referentes a la administración del sistema. Así como la realización de 3 reuniones de trabajo con el comité de innovación y calidad, se puede decir que el ultimo trimestre del año fue de aplicación, de monitoreo y constante seguimiento, que representado en el ciclo de la mejora continua, el planear y hacer estaba siendo finiquitado, y que, comenzaban los destellos de la verificación con las auditorias y el análisis de indicadores.
El trabajo del SGC en el 2008.
Para los días 10 y 11 de enero el número de tecnológicos que seguían en el proceso de certificación se había diezmado de manera significativa, quedando 25 tecnológicos de los 54 asistentes en la reunión de Tula, la DITD previo análisis y evaluación y nivel de avance de los resultados registrados por los tecnológicos participantes decide dividir en dos grupos el proceso de certificación, denominados 1A y 1B, quedando en el primer bloque 13 tecnológicos entre ellos el de Ciudad Hidalgo y por primera vez en todo el proceso se empieza a planear en la certificación y se selecciona la casa certificadora ABS Quality Evaluations. Y dos semanas después los 13 tecnológicos participaban en el desarrollo de la preauditoria de certificación.
El 7 y 8 de febrero se celebra la primera revisión por la dirección nacional en la ciudad de Motúl Yucatán. Culminando con la selección de los 4 tecnológicos a auditar, estos fueron: Mulegé BCS., Los Reyes Mich., Cd. Serdan Pue. y el Grullo Jal.
Finalmente es el 21 de abril cuando la casa certificadora emite el certificado que acredita a los 13 tecnológicos descentralizados y a la dirección general como instituciones certificadas bajo la norma ISO 9001:2000.
A mediados de mayo de este año, como acuerdo de reunión de comité de innovación y calidad del ITSCH, se envían a formación para auditor internos, previa convocatoria abierta a todo el personal del ITSCH siendo la Ing. Yasmín Elizabeth Reyes Martínez, y la Lic. Susana Reyes Vázquez, elegidas. Esto con la finalidad de eficientar los procesos de auditoria interna.
Sabemos ahora que esto no termina, la calidad no tiene límites, que debe predominar el espíritu de la mejora continua hoy y siempre. Que seguirán las reuniones con el comité de calidad, las auditorias internas, las revisiones por la dirección, la difusión del sistema para su evolución, las acciones correctivas, las preventivas, la quejas y/o sugerencias, la medición del clima laboral y la calidad de los servicios, la revisión de los documentos para su actualización y mejora, las reuniones de trabajo con la DITD.
Pero también se sabe que seguirá manifestándose una imagen positiva, un incremento en la satisfacción de nuestros alumnos, el desarrollo del personal, las capacitaciones, ¡tantas cosas positivas!
Sabemos también, que hoy más que nunca los procesos están interrelacionados y ordenados, que asumimos el compromiso con la calidad y la satisfacción de los alumnos, que podemos mediar nuestro desempeño en todos los ángulos de la organización, que sabemos identificar las potencialidades de mejora, que no existen procesos perfectos, sino perfectibles, Felicidades a todos los que contribuimos con el logro, ¡adelante jaguares!
SOLICITA INFORMES EN:
Av. Ing. Carlos Rojas Gutiérrez 2120. Fraccionamiento Valle de la Herradura, Ciudad Hidalgo Michoacán.
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